upaya pengembangan skill human relation seorang sekretaris

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

1.       Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

2.       Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

3.       Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

1.       Team Work : mampu bekerja sama dalam team

à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

2.       Positif Thinking

Komponen yang positif pada first impression :

§      Sebut nama lawan bicara Anda

§      Sambut tamu di pintu ruang Anda

§      Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

§      Salam dan mengulurkan tangan

§      Jangan bicara terlalu pesan / keras

§      Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

3.       Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

4.       Discrete :

à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

5.       Tactful :

à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6.   Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.