Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-
tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai
menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu
bos di kantor:
- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan
dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui
dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut
sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara 'melantur'. Jika
pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya
dengan ramah namun bijak.
- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.
- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.
- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan
bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.
- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan
identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal,
anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda
harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun
kewibawaan bos.
- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu.
Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai
tamu tentunya ia belum 'familiar' dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke
kantor anda.
Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali
mencerminkan 'image' perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja.
Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai
menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu
bos di kantor:
- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan
dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui
dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut
sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara 'melantur'. Jika
pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya
dengan ramah namun bijak.
- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.
- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.
- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan
bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.
- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan
identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal,
anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda
harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun
kewibawaan bos.
- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu.
Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai
tamu tentunya ia belum 'familiar' dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke
kantor anda.
Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali
mencerminkan 'image' perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja.
Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar