IT : Manfaat Teknologi Informasi Bagi Sekretaris dan Akuntan

Bukan hal baru lagi jika perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini terjadi begitu cepatnya. Mau tidak mau kita harus selalu siap menghadapi perubahan yang terjadi setiap saat, terlebih lagi setelah maraknya penggunaan Internet. Bill Gates, pernah mengatakan :
” The internet will sweep over us like a tidal wave drowning everyone in it’s path not prepared to live in an information society”.

Internet akan menyapu kita seperti sebuah gelombang pasang yang menenggelamkan setiap orang yang dilewatinya yang tidak siap untuk hidup dalam sebuah masyarakat informasi. Barangkali ada baiknya pesan yang disampaikan seorang Bill Gates itu perlu kita renungkan.

Memang betul, bahwa saat ini kita hidup dalam era informasi. Siapa yang dapat menguasai informasi lebih cepat maka dialah yang akan lebih memiliki kesempatan. Mau tidak mau, siap atau tidak siap kita akan hidup dalam masyarakat informasi.

Bagaimana peran serta manfaat Teknologi Informasi dalam sebuah perusahaan termasuk untuk para penggeraknya ?Seorang pimpinan perusahaan perlu kiranya untuk terus mengikuti perkembangan dunia Teknologi Informasi, terlebih lagi untuk kalangan profesional yang aktivitas kerjanya selalu berhubungan dengan berbagai sarana, misalnya dengan komputer plus berbagai programnya. Aktivitas kerja seseorang yang menggunakan perangkat komputer akan lebih efisien dan efektif bila mereka betul-betul telah menguasai cara mengoperasikannya. Sebaliknya, seseorang akan bekerja lebih lamban dengan komputer bila ia kurang pandai dalam mengoperasikannya.

Seorang Sekretaris dalam sebuah perusahaan, diharapkan selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan sang pimpinan. Tugas Sekretaris membantu meringankan tugas pimpinan yang sekaligus merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan demikian pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas manajerial dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan baik.

Untuk menunjang aktivitas kerjanya maka diperlukan sarana penunjang, seperti komputer. Sang Sekretaris akan lebih mudah untuk melakukan pengolahan sebuah database yang penting bagi aktivitas sang pimpinan jika ia mampu mengoperasikan program yang dikhususkan bagi pengolahan data seperti Microsoft Access dan lain sebagainya. Pengaturan jadwal kegiatan yang harus dijalani oleh sang pimpinan akan dapat lebih tertata dengan baik, lengkap dan mudah dikelola oleh sang Sekretaris apabila ia menguasai program yang khusus dirancang untuk mempermudah pekerjaannya, seperti Microsoft Outlook/ Express atau program lainnya. Begitupula perannya yang cukup strategis dalam membina hubungan dengan relasi-relasi penting. Bukankah akan lebih mudah, efisien dan efektif jika seorang Sekretaris memanfaatkan kegunaan Electronic Mail (E-mail) dalam membantu aktivitasnya ?.

Selain itu ketatnya persaingan antar perusahaan serta berbagai informasi yang berkaitan dengan inovasi perusahaan kompetitor patut diketahui
pula oleh seorang Sekretaris, ia tidak hanya berperan sebagai pendamping sang pimpinan saja. Melainkan diperlukan juga sebagai orang yang mampu memberikan pemikirannya dalam merumuskan sebuah keputusan yang akan diambil oleh sang pimpinan.

Jadi bagaimana mungkin seorang Sekretaris dapat berperan lebih optimal, jika internet saja masih merupakan hal yang asing baginya ? Belum lagi
kecenderungan e-commerce yang tengah berkembang.
Begitu pula dengan seorang Akuntan yang berfungsi untuk melakukan pengidentifikasian, pencatatan segala kejadian-kejadian atau transaksi dalam sebuah perusahaan hingga menyajikannya dalam sebuah laporan keuangan guna dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal tersebut akan dapat lebih mudah dan cepat disajikan apabila seorang Akuntan tersebut juga menguasai dalam mengoperasian sebuah program yang menunjang bagi pengolahan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan, hingga menjadi sebuah laporan keuangan.

Saat ini banyak sekali program yang disediakan bagi para professional yang ingin menyajikan sebuah laporan keuangan. Berbagai program dirancang sesuai dengan kebutuhan serta jenis perusahaan yang bergerak dalam bidang industri, Perusahaan dagang, maupun jasa. Selain itu bisa disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang berskala besar maupun kecil.

Beberapa program yang dirancang dan mulai banyak digunakan khusus mengolah transaksi sebuah perusahaan antara lain seperti MYOB Accounting, Dac Easy Accounting for Windows (DEA), Sofi, Accpac Simply Accounting, Quicken, Peacthree, Ubs, Crystal Report dan lain sebagainya.

Sebagai contoh, MYOB Accounting yang merupakan salahsatu program komputer Akuntansi terpadu standar dengan berbasis Windows dari MYOB Limited. Produk yang dikeluarkan oleh MYOB antara lain seperti MYOB Accounting (plus), MYOB Premier Acounting, MYOB Asset Manager dan MYOB Retail Manager. Software tersebut cocok diterapkan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk skala kecil maupun menengah. Berbagai keunggulan yang dimilikinya adalah penggunaan yang relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu relatif singkat, menampung transaksi hingga milyaran rupiah, serta direkomendasi dapat diterapkan pada 105 jenis perusahaan. Begitu pula dengan program Akuntansi lainnya yang memiliki berbagai kelebihannya masing-masing.

Belum lagi dengan tren keterbukaan yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan saat ini dengan menampilkan laporan keuangannya (Annual Report) dalam sebuah web site yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Keterbukaan dalam menyajikan laporan keuangan perusahaan sangat diperlukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti para investor atau pemilik modal, kreditor/bank, kalangan akademik, dan lain sebagainya. Dengan disajikannya laporan keuangan dalam sebuah web site yang dikelola oleh suatu perusahaan tentu diperlukan seorang Akuntan yang sekaligus memiliki pengetahuan dalam pengelolalan sebuah web site.

Dari dua contoh diatas, baik seorang Sekretaris maupun Akuntan tetap dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi demi menunjang aktivitas kerja sehari hari, tak terlepas juga bagi profesi lainnya.

Lalu bagaimana caranya menjadi seorang Akuntan dan Sekretaris yang selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi ? Mudah saja, bagi seorang Akuntan, maka tinggal menggabungkan antara prinsip-prinsip standar Akuntansi yang berlaku kemudian pelajari beberapa program yang banyak digunakan saat ini. Selain itu penggunaan internet akan banyak membantu anda mendapatkan informasi guna meningkatkan wawasan anda sebagai seorang Akuntan maupun Sekretaris. Bukankah seorang Sekretaris dan Akuntan yang cakap dan serta berpengetahuan luas akan lebih disukai sang pimpinan ?