Tugas Seorang Sekretaris

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi

    Tugas ini meliputi :

§      Korespondensi

§      Filling

§      Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

§      Mengurus surat masuk dan surat keluar

§      Travel Arrangements

§      Organize meeting

§      Making appointments

§      Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist

§      Menerima dan menjawab telepon

§      Mencatat pesan-pesan lewat telepon

§      Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

§      Mencatat janji-janji untuk pimpinan

            3.  Tugas Keuangan

§      Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

§      Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

§      Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

§      Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4.         Lain-lain

§      Personal matters

§      Monitoring and procuring order

Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

§      Menterjemahkan

§      General Affair duties

Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.

Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.