Empat Keterampilan Dasar Tugas Seorang Sekretaris

Apa yang terbersit di benak Anda ketika mendengar kata “sekretaris”? Perempuan cantik, berbaju kantoran, dan bersepatu hak tinggi.

Ciri-ciri fisik tersebut tidaklah salah, karena memang begitu kebanyakan citra sekretaris di benak masyarakat banyak. Dan memang sekretaris umumnya adalah perempuan yang tampil menarik.

Tetapi sesungguhnya, di balik penampilan yang menarik, ada tugas besar yang menjadi tanggung jawab sekretaris, yang tidak mungkin bisa dipenuhi dengan hanya berpenampilan seperti yang tersebut di atas.

Berangkat dari pengertian formal. Sekretaris berasal dari bahasa latin (secretum) memiliki arti “Rahasia”, dan orang yang memegang rahasia dinamakan “Secretarium” atau Secretarius. Secretary, dalam Bahasa Inggris. Jadi, awalnya memang sekretaris selalu berurusan dengan rahasia.

Lebih luas lagi, tugas sekretaris adalah memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani urusan kantor. Dalam perkembangannya, pengertian sekretaris adalah seseorang yang membantu pimpinannya dalam menjalankan aktivitas kepemimpinannya.

Mulai dari administrasi, surat-menyurat, mengatur jadwal pertemuan atau perjanjian, dan kewajiban lainnya yang berguna untuk meningkatkan efektifitas tugas pemimpinnya.

Nah, sudah terbayang kan betapa di balik kesan “glamour”nya, ada kewajiban besar diemban oleh seorang sekretaris. Bahkan dalam banyak kasus, sekretaris lebih tahu banyak urusan kantor dari pada pimpinannya. Terutama kalau pimpinannya adalah orang baru di perusahaan tersebut.

Berikut adalah empat keterampilan yang seharusnya dimiliki oleh seseorang yang bertugas sebagai sekretaris.
Keterampilan berkomunikasi.

Baik komunikasi pada pimpinannya, staff lainnya di dalam perusahaan, maupun pihak eksternal perusahaan. Komunikasi juga berarti luas, yaitu komunikasi lisan (tatap muka maupun via telepon) public speaking, hingga tulisan (surat-menyurat).

Dalam banyak kesempatan, sekretaris bahkan bisa mewakili bosnya untuk menghadiri sebuah rapat penting. Keterampilan berkomunikasi juga berhubungan dengan keterampilan membawa diri dalam pergaulan yang berkaitan dengan urusan pekerjaan.
Keterampilan komputer.

Ini adalah keterampilan dasar yang mutlak. Komputer bukan hanya untuk membuat surat, tetapi kini juga untuk aktivitas komunikasi seperti YM, teleconference, dan lainnya.
Keterampilan berpenampilan.

Seperti yang sudah disinggung di atas, penampilan sangat penting. Penampilan yang bagus tidak harus berarti ia memiliki kecantikan di atas rata-rata. Tetapi yang lebih penting adalah bisa memilih penampilan yang cocok dan mencerminkan siapa dirinya.

Sekretaris tidak harus mengenakan rok pendek atau bersepatu hak tinggi, atau make up tebal. Ia bisa juga mengenakan celana panjang, blazer, sepatu hak rendah, atau bahkan berkerudung sekalipun. Namun semuanya harus cocok dan disesuaikan dengan lingkungan serta forumnya. Bahasa awamnya, asal “tidak malu-maluin”.
Keterampilan manajemen.

Karena ia bertanggung jawab agar tugas bosnya berjalan efektif, ia pun harus tahu bagaimana seorang pemimpin bisa efektif dalam bekerja. Keterampilan manajemen meliputi manajemen bisnis, manajemen perusahaan, dan tentu saja yang mendasar adalah manajemen waktu. Baik bagi dirinya sendiri maupun bagi sang pimpinan.

Nah, setidaknya itulah empat keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Agar karirnya bisa bagus, dan tugas-tugas pimpinannya berjalan dengan baik.