Sekretaris sebagai Public Relation

human relations

human relations adalah hubungan yang terjalin antar manusia, dimana bila dikaitkan dengan posisi Sekretaris maka, seoarang Sekretaris sebagai Public Relations harus bisa menempatkan diri (menjadi mediator ) antara pimpinan dan relasi perusahaan.

Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas
7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini, antara lain :
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilana. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia

usaha/bisnis
3. Kepribadiana. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab

Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai Public Relations Officer. baik yang bersifat internal maupun ekstrenal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan.

Public relations are a deliberate, planned and sustained effort to establish and maintain mutual unsderstanding between an organizations its public. (British Institute of public relation)

”Usaha terencana yang menyeluruh di dalam organisasi yang dilakukan melalui proses komunikasi dua arah baik ke dalam maupun ke luar perusahaan dalam rangka mencapai tujuan spesifik perusahaan”. (Internasional Center of Public Relations)

Aktivitas public relations harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya.

Contoh keterkaitan tujuan manajemen dan aktivitas Public Relations: “Membangun citra Perusahaan”. Pada kondisi ini PR diperlukan untuk membangun image baru. Aktivitas yang dilakukan termasuk membina “Goodwill” seperti menjadi sponsor dalam penyelenggaraan pameran budaya dan seni, membantu program perbaikan lingkungan, membantu dalam bidang pendidikan dan lain-lain.

“Ketika Menghadapi Krisis” Aktivits PR dapat menggunakan berbagai saluran komunikasi yang terjadi pada berbagai pihak yang terkait.

“Mempromosikan kepentingan Masyarakat”: Salah satu penekanan yang cukup penting adalah ajakan agar seluruh anggota organisasi untuk selalu mengutamakan pada kepentingan Stake Holder.
10 langkah PR dalam mendukung tujuan perusahaan:
1. Mempromosikan barang atau jasa
2. Mendeteksi Key Issue dan peluang-peluang yang mempengaruhinya
3. Menetapkan organization posture dalam berhubungan dengan publik
4. Meningkatkan goodwill terhadp seluruh karyawan
5. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan
6. Meningkatkan goodwill pemegang saham
7. Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan
8. Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi
9. Memformulakan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya
10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan PR.

Seorang Sekretaris juga dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan Peran Strategis, Peran teknis dan Peran Pendukung.
a. Peran startegis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
b. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
c. Peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

Profesi kami sebagai Sekretaris

Kami bertiga lulusan D3 jurusan Sekretaris, setelah lulus dari D3, kami langsung bekerja menjadi Sekretaris di berbagai macam Perusahaan, menurut kami, peran Sekretaris itu sangat penting di sebuah Perusahaan, dimana fungsi Sekretaris antara lain :
a. Meringankan tugas pimpinan
b. Menangani Informasi untuk pimpinan
c. Menjadi Jembatan Penghubung antara pimpinan dengan para klien
Menjalankan tugas Sekretaris itu tidak mudah, kita harus benar – benar mengerti watak dan karakter pimpinan kita, dimana tugas Sekretaris itu antara lain :
1. Melaksanakan tugas – tugas rutin
Tugas rutin yang kami lakukan, antara lain : mengetik, mencatat surat masuk dan surat keluar, menerima tamu, menerima telepon, mengatur jadwal pimpinan.
2. Melaksanakan tugas – tugas insidental atau instruksi
Dalam hal ini pekerjaan yang kami lakukan adalah mempersiapkan dan mengatur jadwal rapat dengan klien, mengatur jamuan / event yang akan diadakan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan tugas – tugas kreatif.
Sekretaris juga harus well inform, dimana Sekretaris harus mengetahui setiap informasi dan masalah yang sedang dihadapi oleh Perusahaan dan memikirkan jalan keluar, untuk diselesaikan bersama – sama.

Berdasarkan pengalaman kami, Komunikasi sangatlah penting bagi pekerjaan secara Internal maupun eksternal, namun menjadi Sekretaris Profesional tidak hanya diperlukan berkomunikasi dengan baik saja, tetapi harus mempunyai personality, appearance, sikap, perilaku dan kebiasaan dalam mengaktualisasikan diri sebagai Sekretaris.
Salah satu profesi Sekretaris bisa juga menggantikan posisi sebagai PR seperti yang dialami salah satu dari kami, dimana Perusahaan tersebut

Note :

*Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas sepertimengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

*Komunikasi adalah Usaha Penyampaian pesan antarmanusia untuk mewujudkan motof komunikasi.

*Pesan adalah Hasil penggunaan akal budi komunikator yang disampaikan untuk mewujudkan motif komunikasinya, Bersifat abstrak

*Motif Komunikasi adalah Alasan yang mendorong manusia menyampaikan pesan kepada manusia lain