cara menjadi sekretaris profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik
.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.


5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan
.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan
.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

upaya pengembangan skill human relation seorang sekretaris

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

1.       Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

2.       Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

3.       Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

1.       Team Work : mampu bekerja sama dalam team

à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

2.       Positif Thinking

Komponen yang positif pada first impression :

§      Sebut nama lawan bicara Anda

§      Sambut tamu di pintu ruang Anda

§      Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

§      Salam dan mengulurkan tangan

§      Jangan bicara terlalu pesan / keras

§      Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

3.       Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

4.       Discrete :

à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

5.       Tactful :

à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6.   Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

Tugas Seorang Sekretaris

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi

    Tugas ini meliputi :

§      Korespondensi

§      Filling

§      Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

§      Mengurus surat masuk dan surat keluar

§      Travel Arrangements

§      Organize meeting

§      Making appointments

§      Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist

§      Menerima dan menjawab telepon

§      Mencatat pesan-pesan lewat telepon

§      Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

§      Mencatat janji-janji untuk pimpinan

            3.  Tugas Keuangan

§      Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

§      Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

§      Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

§      Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4.         Lain-lain

§      Personal matters

§      Monitoring and procuring order

Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

§      Menterjemahkan

§      General Affair duties

Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.

Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Sekretaris Idaman

Apa yang Anda pikirkan tentang seorang sekretaris? Yang terbayang mungkin paras yang cantik, tubuh langsing dengan tutur bahasa yang teratur rapih. Memang tidak salah. Sekretaris identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan profesional.

Tapi sebenarnya profesi yang dijalani, kurang lebih sama dengan pekerjaaan lainnya. Seorang sekretaris juga disibukan dengan rutinitas pekerjaan sehari-hari yang monoton dan menjemukan. Ada laporan kerja ke pimpinan yang harus diselesaikan setiap hari, membuat notulen rapat dan tetek bengek lainnya, yang bisa membuatnya jenuh dengan pekerjaan tersebut.
Di Batam para sekretaris, ternyata punya jurus untuk mengatasi masalah kejenuhan kerja sehari-hari. Salah satunya dengan membentuk wadah perkumpulan sesama sekretaris. Namanya Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) cabang Batam.Terbentuk resmi pada tanggal 22 Juli 2007. Sampai saat ini sudah memiliki 60-an anggota dari beragam perusahaan di Batam. Seperti MC Dermott, Pan United, H-Tech, PT Kie, PT Tricom, Boon Meng, Telkomsel, SOme, Novotel dan lainnya.

Sebelum terbentuk ISI cabang Batam, para sekretaris sebenarnya sudah sering berkumpul. Hanya saja kumpulnya para sekretaris sekedar happy fun saja. Namun belakangan ini, para sekretaris sepakat untuk membentuk wadah resmi sekretaris. Tujuannya agar memberikan nilai positif baik untuk pribadi para sekretaris, perusahaannya, dan bermanfaat bagi masyarakat luas.
Sharing untuk meningkatkan profesionalisme kesekretariatan adalah salah satunya yang mereka lakukan. Juga ada sederet kegiatan lain seperti acara bersifat kerohanian, aksi sosial, serta mendorong tumbuhnya kebudayaan. Acara gathering untuk menyegarkan pikiran juga bakal rutin dilakukan.
Ketua ISI Cabang Batam, Nunung Nurhayati dari ATB mengatakan ISI dibentuk dengan tujuan untuk menghimpun segenap pihak yang berprofesi sebagai sekretaris dan administratif profesional, guna mewujudkan kondisi yang saling melengkapi dalam upaya bangsa Indonesia membangun sumber daya sekretaris dan adminitratif profesional yang handal dan berkompetensi.

Sebab itu, keanggotaan ISI cabang Batam terbuka bagi mereka yang telah atau masih mengikuti pendidikan kesekretarisan dan administrasi bisnis. Juga bagi sekretaris atau administratif profesional, di lingkungan perusahaan cabang Batam. Sekretaris juga mesti punya keterampilan yang dimiliki. Seperti penguasaan sejumlah bahasa dari bahasa Indonesia, Inggris, Perancis, Belanda, Jerman, Mandarin,Jepang dan lainnya. Juga memiliki keterampilan penggunaan mesin/alat modern elektronic, baik mesin ketik elektronik, komputer, display writer dan mesin data pricessing.
Pada 1 September depan, pengurus ISI Cabang Batam periode 2007-2010 dengan ketua terpilih Nunung Nurhayati dari ATB dan wakil ketua Heni Sutriana dari MC Dermott. Seremonial pelantikan tersebut juga dikemas menarik dengan mendatangkan artis ibukota. Nunung menuturkan pengurus ISI hanya 19 orang saja. Mereka ada dari perusahaan berlokasi di Muka Kuning, Batu Ampar, Kabil dan Nongsa, Tanjung Uncang, Nagoya, Batam Centre dan lainnya. Ingin mengetahui ISI cabang Batam bisa datang ke sekretariat di Komplek Nusantara Golden Blok B No.3 atau di alamat email sekreatris_batam@yahoo.co.id. (ann)
Sinta Sari dari Achief Smart Profesional Konsultan
Pencetus ISI -Batam
Ikatan sekretaris Indonesia sendiri sudah terbentuk lama sudah lama ada di Indonesia. Lahir 7 Juli 1972 di jakarta. Sementara di Batam baru terbentuk dua pekan lalu. ”Ide awalnya dari acara seminar sekretaris pada 23 Juni 2007 dengan pembicara dari Sekolah Tinggi administrasi Managemen Kampus.
”Kami minta pendapat pada peserta seminar untuk membentuk ISI Cabang Batam. Nah dari hasil angket yang disebar, hampir semuanya menyambut baik bila dibentuk ISI cabang Batam,” ujar Sinta Sari dari Smart Profesional Konsultan.
Sinta Sari berharap dengan terbentuknya ISI cabang Batam, kumpulnya para sekretaris tak hanya untuk kegiatan senang melepas kejenuhan, namun ada nilai positif lainnya. ”Saya pikir memang sebaiknya sekretaris gathering sebaiknya ada unsur pendidikan, rohani, sosial. Juga dapat menghilangkan imej negatif yang tanda kutif, karena sekretaris itu adalah profesi yang juga menuntut peofesionalisme,” ujar seksi Pendidikan ISI Cabang Batam

Sebagai Tangan Kanan Pimpinan Perusahaan
Kami berharap dengan terbentuknya ISI Cabang Batam, keberadaan serta kemampuan sekretaris dan administratif profesional tidak hanya sebagai ”a girl whose desk around the corner” atau ”a girl who put the butts on the chair” saja. Tapi lebih dihargai dan diperhitungkan sebagai tangan kanan pimpinan perusahaan dalam membantu mengambil keputusan, juga sebagai mediator pimpinan perusahaan dengan karyawan perusahaan.
Kami juga berharap dengan adanya ISI cabang Batam, para sekretaris dan administratif profesional bisa tambah ilmu dan pengalaman, serta berguna bagi lingkungan kerja masing-masing anggota dan orang sekitarnya.
Dengan dibentuk ISI cabang Batam, para sekretaris dan administratif profesional juga turut menyumbang tenaga dan pikiran, ilmu dan pengetahuan dalam usaha pengembangan kemampuan sumber daya sekretaris dan administratif profesional. (andriani susilawati)

Provesi Sekretaris menjadi sangat penting Dalam Perusahaan

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesi
ini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukan
keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalau
mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna,
fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi
sekretaris.

Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpun
menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude),
memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yang
tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek
pekerjaan sekretaris (understanding). Keinginan eksekutif itu tidak membuat
profesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-hal
tersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginan
yang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terus
mengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekuni
bidang ini.

"Menjadi sekretaris Profesional " menguasai semua tuntutan yang harus dikuasai seorang sekretaris, antara lain:

1. Memahami dunia sekretaris ............
Ø Profesi Sekretaris
Ø Persyaratan menjadi Sekretaris
Ø Penampilan Sekretaris
Ø Sikap Positif

2. Tugas Sekretaris.............

.
Ø Tugas Keseharian Sekretaris
Ø Berkomunikasi efektif dengan telepon
Ø Sopan santun dalam menerima tamu
Ø Mengatur Jadwal kerja pimpinan
Ø Menangani surat menyurat
Ø Menangani tugas pendiktean pengetikan
Ø Tugas Pengarsipan
Ø Mempersiapkan Perjalanan dinas pimmpinan
Ø Mempersiapkan dan melayani pertemuan bisnis.

3. Peran Sekretaris

Ø Sekretaris sebagai pengawas
Ø Mengerti Pimpinan Anda
Ø Menjadi Seorang sekretaris Eksekutif
Ø Sekretaris dalam era Informasi Global

PENGERTIAN SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Sekretaris

Menurut Prayudi Atmosudirjo adalah “Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu Secretum yang berati rahasia, dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan Secretarium atau Secretarius. Dalam bahasa Inggris disebut Secretary“ (1982:3).


Penjelasan dari secretary di Web dalam bahasa Inggris:

• a person who is head of an administrative department of government
• an assistant who handles correspondence and clerical work for a boss or an organization
• repository: a person to whom a secret is entrusted
• a desk used for writing

Peranan Sekretaris Dalam Perusahaan

Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

• Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
• Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
• Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

• Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

• Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

• Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

• Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

• Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

• Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

• Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

• Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

• Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

• Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

• Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

• Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

• Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll