Pelayanan Prima Sekretaris Profesional

Peran Sekretaris 

Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin.

Untuk dapat memahami tugas-tugas tersebut diperlukan suatu pedoman praktis, mudah dipahami dan dikerjakan

Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya.

Pertemuan-pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya, maka peranan sekretaris sangat penting.

Tugas Seketaris 

Seorang pemimpin sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat menyelesaikannya dengan baik.

Tugas-tugas utama meliputi : menerima tamu, membuka surat, menyimpan surat atau arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan

Tugas lainnya:

Tugas-tugas khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.

Tugas-tugas istimewa,yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan .

Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan lewat telepon,menerima tamu,mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja pimpinan.

Tugas keuangan,yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari

Tugas sosial

  Kebutuhan kompetensi 

Dalam meniti karier sampai jenjang yang paling atas seorang sekretaris, disamping harus cekatan dan lincah diperlukan pula ilmu pengetahuan sekretaris yang mantap.

Seyogyanya, penugasan sekretaris dibuat berjenjang, di mana Sekretaris Direksi menjadi jabatan struktural Sekretaris tertinggi.

Semakin tingginya persaingan profesionalisme dilapangan bisnis modern, menuntut keperibadian sekretaris yang mantap di sertai dengan rasa percaya diri yang tinggi.

Selain itu,masih diperlukan kemampuan berintaraksi antar individu dalam kelompok serta efektif dan berkomunikasi dengan baik.

Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu kompleks maka diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut.

Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan,harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan

Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki oleh sekretaris ia juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas–tugasnya

 Pengetahuan penunjang harus dimiliki oleh sekretaris

Pengetahuan tentang Penerimaan Tamu

Prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor: setiap manusia yang datang bertemu di kantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin di hormati. Sekretaris harus pandai-pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya.

Melayani tamu menurut kepentingannya

Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa

Tamu yang datang untuk meminta informasi: wartawan, mitra

Tamu aparat pemerintah

Yang bersifat kunjungan rutin

Yang bersifat kunjungan khusus.

Tamu-tamu teman pimpinan

Pengetahuan tentang pengaturan tata ruang kerja

Pengetahuan tentang pengaturan informasi (data, kliping koran, pengarsipan surat)

Pengetahuan tentang penampilan yang positif

Pengetahuan berkomunikasi

 Beberapa hal yang perlu diperhatikan

  

Datang lebih awal, pulang lebih akhir dari Pimpinan

Jadilah bagian dari diri Pimpinan, terutama untuk kerahasiaan informasi

Memahami issu/thema/topik utama pekerjaan Pimpinan hari ini, minggu ini, bulan ini

Cepat menyediakan informasi/data terkait bila diperlukan

Mampu menghubungi pejabat yang terkait dengan issu, bila diperlukan

Selalu ceria, karena tampilan ceria merupakan penyelesaian 50% permasalahan Pimpinan

Hendaknya selalu menyatakan “siap” untuk setiap penugasan, walaupun bukan kompetensinya. Namun, setelah itu harus cari jalan keluarnya, mungkin dengan bantuan pihak lain. (Seorang Pimpinan ketika menyampaikan penugasan kepada orang lain (termasuk Sekretaris), maka yang diperlukan adalah penyelesaian tugas tersebut, bukan permasalahan baru, misalnya jawaban: “Pak untuk data itu siapa yang saya hubungi..?” hendaknya dihindari)

Tata Cara Komunikasi Seorang Sekretaris

Memimpin Rapat

 

Mempimpin RapatYang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapatMemahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapatMenghubungi/menyiapkan notulen rapatMengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasiMempersiapkan perlengkapan rapatMemeriksa ruangan rapat. Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;Berbicara spontan,Mengemukakan gagasan cemerlangMampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :Pengelolaan konsumsi dan akomodasiPengelolaan tempat rapat

 

Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris

 

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaituKomunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikanKomunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkanMengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnyaMemberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkanMemberi intonasi kata-kata yang pentingYang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatikTanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lainBersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahanApa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkanApa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaranTinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional

Penampilan Seorang Sekretaris

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun

kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat

tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Syarat Profesional Sekretaris

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu harus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/

Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu

1. Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
2. Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.

Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:

1. Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
2. Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
3. Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
4. Memberi intonasi kata-kata yang penting

Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:

1. Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
2. Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
3. Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
4. Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
5. Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran

Tinggalkan rasa super, senang mengkritik dan emosional

Tugas dan Peranan Sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

· Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

· Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

· Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •