Sekretaris Profesional

Aplikasi Tugas Fungsi Sekretaris Profesional

Kunjungan Ke Fikom Unpad Jatinangor

Untuk studi banding kurikulum program S1 dan D3 kampus, belum lama ini bareng pimpinan ngadain kunjungan ke Fikom Unpad Jatinangor. Beberapa tahun ga ke sana, ternyata banyak banget perubahan. Lebih asri..
Di student centre representatif lengkap dengan cafe yang bener2 comfort, kita ngobrol lama sama Pak Aceng Abdullah dan Bu Siti Karlina yang sekarang megang Humas-nya Fikom. Mani waraas pisan. Jadi inget waktu kuliah diajarin sama beliau-beliau. Dari Pak Aceng sama Bu Lili, kita dapet banyak sekali masukan soal kurikulum "termutakhir "untuk program studi komunikasi.
Sempet juga ketemu sama bu Feliza, & Pak Agus ...Mereka ternyata pada masih seger2,,pada awet muda...
Yang tak kalah bikin seneng, kita sempat silaturahmi juga dengan Prof Dedi Mulyana yang udah sekitar 3 bulan jadi Dekan Fikom .Pimpinan ku yang kebetulan mengidolakan beliau, sampe pake acara foto-foto gitu . Asyik pisan pokona....

Sabtu, 31 Mei 2008

Contoh Agenda Rapat Sehari

No	Jam/Waktu	Acara	Petugas
1	08.30-09.00	Regristrasi peserta rapat	Penerima tamu
2	09.00-09.05	Pembukaan	Pembawa acara
3	09.05-09.15	Sambutan Pimpinan Perusanaan	Pim.Perusahaan
4	09.15-10.30	Strategi Penjualan dan Pemasaran	Manajer Pemasaran
5	10.30-10.40	Coffee Break I	Konsumsi
6	10,40-12.00	Laporan Hasil Penjualan	Manajer Penjualan
7	12.00-13.30	Lunch, Sholat Dhuhur	Konsumsi/acara
8	13.30-15.15	Sessi Workshop	Peserta rapat
9	15.15-15.30	Coffeee Break II
10		Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008	Pim/wakil pimpinan Perusahaan
11	16.00	Penutup, Doa	Acara

Manajemen Rapat 2

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.
5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.

Pengelolaan Tempat Rapat.

Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Tips Menjadi Sekretaris Yang Baik

 

---

---

Sekretaris merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar yang menekuni profesi ini adalah wanita.
Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain.
Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.
Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris, harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat bekerja secara professional. Berikut beberapa saran yang bisa Anda lakukan :
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena posisi ini adalah tangan kanan atasan, maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atasan, tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. Ia harus memiliki hubungan interpersonal yang baik, yang mampu mendorong semangat kerja.
3. Mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik.
Jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang menjadikan salah tafsir. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.
4. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Atasan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang atasan.
5. Memahami Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai, agar bisa melakukan pembukuan kantor dengan baik.
6. Menguasai Teknoiogi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi juga harus up date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi.
7. Mempelajari Karakter Atasan
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Menguasai Bahasa Asing
Keterampilan ini bisa menjadi nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya, ia akan sering diminta atasan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
9. Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
10. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis.
Dengan makan makanan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.
11.Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itu, ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

Cara Sekretaris Menerima Tamu

 

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-
tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai
menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu
bos di kantor:

- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan
dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui
dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut
sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara 'melantur'. Jika
pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya
dengan ramah namun bijak.

- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.

- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.

- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan
bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan
identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal,
anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda
harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun
kewibawaan bos.

- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu.
Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai
tamu tentunya ia belum 'familiar' dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke
kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali
mencerminkan 'image' perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja.
Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

Menjadi sekretaris yang baik

Bagaimana menjadi sekretaris yang baik
Sekretaris yang baik atau asisten pribadi dapat menghemat banyak waktu jika digunakan sebagai sekretaris nyata dan tidak hanya pengetik steno. Sekretaris yang baik akan baik mendapat orang yang tepat atau pengganti yang dapat diterima.
Di antara fungsi-fungsi lain yang berguna sekretaris penghemat waktu adalah:
1. Dapatkan dikte untuk memproses pekerjaan apa yang harus dilakukan
2. Membaca dan memilah-milah jenis bahan
3. Menyimpan catatan bos
4. Mengatur atau memblokir telepon yang tidak diinginkan pribadi atau penelepon (esp. jika pertemuan yang sedang berlangsung); lokal atau SLJJ.
5. Perencanaan jadwal perjalanan dan pertemuan
6. Menjaga mengisi order; umum file, file pribadi (folder), cek kartu dan daftar (index);
7. Bertindak sebagai penelitian dan sumber informasi
8. Membuat catatan tanggal dan bos itu
9. Mengatur perjalanan; hotel, resepsi, tiket pesawat, bus, dan sebagainya
10. Memberi hadiah atau kado, pengiriman bunga, keluarga atau pasangan alamat
11. Catatan tanggal pernikahan, ulang tahun dan resepsi
12. Mengatur lalu lintas bos, rekening bank
13. Mengatur eksekutif korespondensi
14. Lanjutkan teks pidato
15. Selamat datang para pelanggan, relasi, tamu untuk kesan baik dari perusahaan jasa
16. Mengatur dan melanjutkan data dan statistik secara terbatas
17. Mempersiapkan berbagai materi untuk informasi
18. Mengatur pembelian kecil untuk kantor dan kebutuhan bos
19. Sebagai mediator antara atasan dan bawahan
20. Bertindak seolah-olah manajer kantor untuk bos
21. Mengatur pertemuan dan menit
22. Ikuti berita dari media massa
23. Ikuti seminar atau bekerja belanja
24. Mengatur bos hobi atau istirahat
25. Tahu organisasi berjalan

Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Baik

 

Sekretaris berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia.Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan.Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal..Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang
memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya.Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu
1.Sekretaris Pribadi(SEKPRI), yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris
Menteri.
2.Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum, yaitu
sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah.
Contoh:Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik,mengoperasikan computer,kearsipan,korespondensi,dsg.
Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:
1.Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.
2.Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.
3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.
Tugas untuk kerjasama
A.Kerjasama dengan dunia luar.
sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.
B.Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.
Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:
1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.
3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinan.
4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng
berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.
7.Laporan.dalam
membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.
8.Rapat.
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk
memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.
9.Pengarsipan.Yaitu
penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.