Senin, 21 Februari 2011

macam macam sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2(dua) macam yaitu:
1. Sekretaris senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Sekretaris junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.
(Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 6)

Minggu, 20 Februari 2011

tanggung jawab sekretaris

selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerjadi kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

Pekerjaan Sekretaris

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:
1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya
2. Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b. Sebagai penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. Mengolah data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat
(Waworuntu, 1995: 62-63)
Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.

Syarat-syarat Seorang Sekretaris

Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)

Syarat-syarat Seorang Sekretaris

Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)

Pengertian Sekretaris

Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli:
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English, cetakan ke-3, hal 1142.
Sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
3. Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri di Amerika Serikat dan Vatikan.
(Drs. Sutanto, 1992: 1-2)
Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:
“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (Drs. Sutarto, 1992: 2).
Menurut C. L Barnhart, sekretaris adalah:
1. Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.
2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.
3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
4. Sebuah meja dan rak buku diatasnya.
(Drs. Sutarto, 1992: 2)
Menurut M. Braum dan Roman dari Portugal, sekretaris adalah:
“Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu–tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.” (Drs. Sutarto, 1992:3)
Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.

TIPS MENGHADAPI PIMPINAN YANG SELALU MAU BENAR/MENANG SENDIRI


Untuk menganalisa suatu masalah yang kita hadapi, menurut para filosof, kita perlu menggunakan paradigma positive thinking/berpikir positif, artinya; kita harus melihat permasalahan tersebut dari berbagai aspek, untuk mampu melihat sisi positif dari masalah yang kita hadapi…
Untuk itu implementasinya sebagai berikut:
  • Nolkan dulu ego dan pendapat pribadi kita sendiri tentang masalah/sikap pimpinan tersebut, lalu melihat dengan kacamata yang obyektif, yang transparan, tanpa pengaruh ego pribadi kita..
  • Lakukan berfikir melingkar, teropong dari kaca mata seluruh norma kehidupan yang berlaku, yaitu norma agama, norma hukum, norma adat, norma kesusilaan dan norma kesopanan…
  • Cari sekeras mungkin segi positif dari sikap pimpinan tersebut….
  • Kalau sudah berusaha keras tapi tetap saja belum menemukan aspek positif dari sikap pimpinan tersebut, berarti kemungkinan besar pemimpin tersebut memiliki kepribadian yang bermasalah…
  • Kepribadian tersebut adalah “kepribadian yang kekanak kanakan/childish” (karena hanya seorang anak kecil lah yang berkepribadian mau menang sendiri dan tak mau diberi saran, nasihat, walau berulang kali membuat keputusan yang salah…)
  • Kalau betul begitu, maka kita memiliki pimpinan yang berkarakter kekanak kanakan…..
  • Kalau sudah cape memberi saran tapi dicuekin, kita tinggal pilih, mau terus bekerja dilingkungan/departemen bersangkutan, atau mau pindah departemen?..Ajukan pindah departemen secara baik kepada pimpinan yang lebih tinggi…
  • Kalau yang bersangkutan adalah pimpinan yang paling tinggi, lebih sulit lagi…tanya diri anda, apakah mau resign dari situ dan mencari pekerjaan baru yang pimpinannya lebih profesional dan memiliki kecerdasan emosional?, sehingga anda tidak terkena stress?…
  • Tapi cari pekerjaan dan posisi baru sekarang ini sangat sulit, jadi terpaksa harus dihadapi juga pimpinan bermasalah tersebut, tapi bagaimana agar kita tidak terkena stress berat, dipresi dan terkena psikosomatis dan mati muda???
  • Ingatlah pepatah:”Where is the will that is the way” ….artinya” Dimana ada kemauan, disitu ada jalan..”…jadi masalahnya sekarang apakah ada kemauan keras anda untuk mencari jalan keluar yang baik, solusi yang baik?
  • Untuk mencari solusi yang serba rumit ini maka kita tidak bisa hanya menggunakan kemampuan otak kiri kita yang hanya mampu menganalisa secara matematis, logis dan terukur secara pasti….Kita harus mulai menggunakan kemampuan otak kanan kita yang intuitif dan otak belakang kita yang menyimpan kemampuan “Kehebatan Alam Bawah Sadar”…
  • Bagaimana cara mengakses kemampuan kedua otak kita yang jarang kita pakai tersebut???…ternyata sangat simpel dan sederhana, anda tidak akan percaya kalau belum mencobanya!!!..apa itu ???
  • Caranya adalah kita nolkan ego kita sampai titik nol, seolah kita lebih bodoh, lebih anak kecil dari pimpinan kita yang kekanak kanakan tersebut….
  • Kemudian dalam waktu yang bersamaan kita juga harus berperan sebgai orang tua yang mencintai dan kasihan terhadap anak kita yang hanya mau menang sendiri tersebut…kita tetap memperlakukannya dengan penuh kasih sayang tanpa ada pamrih apapun….Tumbuh kembangkan rasa cinta kasih anda kepada pimpinan yang berkarakter kekanak kanakan ini….tumbuh kembangkan rasa empati anda…maka secara tanpa disadari anda akan merasakan keajaiban yang tak bisa anda bayangkan sekarang !!!…anda akan menikmati suasana tersebut, menikmati hidup tanpa sakit hati, dendam dan stress….
  • Akhirnya pimpinan andapun akan berubah sesuai yang anda harapkan, karena anda telah mengakses enerji Illahi yang ada dalam diri anda !!! inilah yang sering disebut “Zero Mind Power” atau enerji Illahi ( Pada saat anda mampu menekan ego anda sampai titik nadir dan anda berpasrah diri, berprinsip kepada Allah dengan “La Illaha Ilallah”, maka munculah enerji Illahi membantu anda..)…

IT : Manfaat Teknologi Informasi Bagi Sekretaris dan Akuntan

Bukan hal baru lagi jika perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini terjadi begitu cepatnya. Mau tidak mau kita harus selalu siap menghadapi perubahan yang terjadi setiap saat, terlebih lagi setelah maraknya penggunaan Internet. Bill Gates, pernah mengatakan :
” The internet will sweep over us like a tidal wave drowning everyone in it’s path not prepared to live in an information society”.
Internet akan menyapu kita seperti sebuah gelombang pasang yang menenggelamkan setiap orang yang dilewatinya yang tidak siap untuk hidup dalam sebuah masyarakat informasi. Barangkali ada baiknya pesan yang disampaikan seorang Bill Gates itu perlu kita renungkan.
Memang betul, bahwa saat ini kita hidup dalam era informasi. Siapa yang dapat menguasai informasi lebih cepat maka dialah yang akan lebih memiliki kesempatan. Mau tidak mau, siap atau tidak siap kita akan hidup dalam masyarakat informasi.
Bagaimana peran serta manfaat Teknologi Informasi dalam sebuah perusahaan termasuk untuk para penggeraknya ?Seorang pimpinan perusahaan perlu kiranya untuk terus mengikuti perkembangan dunia Teknologi Informasi, terlebih lagi untuk kalangan profesional yang aktivitas kerjanya selalu berhubungan dengan berbagai sarana, misalnya dengan komputer plus berbagai programnya. Aktivitas kerja seseorang yang menggunakan perangkat komputer akan lebih efisien dan efektif bila mereka betul-betul telah menguasai cara mengoperasikannya. Sebaliknya, seseorang akan bekerja lebih lamban dengan komputer bila ia kurang pandai dalam mengoperasikannya.
Seorang Sekretaris dalam sebuah perusahaan, diharapkan selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan sang pimpinan. Tugas Sekretaris membantu meringankan tugas pimpinan yang sekaligus merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan demikian pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas manajerial dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan baik.
Untuk menunjang aktivitas kerjanya maka diperlukan sarana penunjang, seperti komputer. Sang Sekretaris akan lebih mudah untuk melakukan pengolahan sebuah database yang penting bagi aktivitas sang pimpinan jika ia mampu mengoperasikan program yang dikhususkan bagi pengolahan data seperti Microsoft Access dan lain sebagainya. Pengaturan jadwal kegiatan yang harus dijalani oleh sang pimpinan akan dapat lebih tertata dengan baik, lengkap dan mudah dikelola oleh sang Sekretaris apabila ia menguasai program yang khusus dirancang untuk mempermudah pekerjaannya, seperti Microsoft Outlook/ Express atau program lainnya. Begitupula perannya yang cukup strategis dalam membina hubungan dengan relasi-relasi penting. Bukankah akan lebih mudah, efisien dan efektif jika seorang Sekretaris memanfaatkan kegunaan Electronic Mail (E-mail) dalam membantu aktivitasnya ?.
Selain itu ketatnya persaingan antar perusahaan serta berbagai informasi yang berkaitan dengan inovasi perusahaan kompetitor patut diketahui
pula oleh seorang Sekretaris, ia tidak hanya berperan sebagai pendamping sang pimpinan saja. Melainkan diperlukan juga sebagai orang yang mampu memberikan pemikirannya dalam merumuskan sebuah keputusan yang akan diambil oleh sang pimpinan.
Jadi bagaimana mungkin seorang Sekretaris dapat berperan lebih optimal, jika internet saja masih merupakan hal yang asing baginya ? Belum lagi
kecenderungan e-commerce yang tengah berkembang.
Begitu pula dengan seorang Akuntan yang berfungsi untuk melakukan pengidentifikasian, pencatatan segala kejadian-kejadian atau transaksi dalam sebuah perusahaan hingga menyajikannya dalam sebuah laporan keuangan guna dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal tersebut akan dapat lebih mudah dan cepat disajikan apabila seorang Akuntan tersebut juga menguasai dalam mengoperasian sebuah program yang menunjang bagi pengolahan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan, hingga menjadi sebuah laporan keuangan.
Saat ini banyak sekali program yang disediakan bagi para professional yang ingin menyajikan sebuah laporan keuangan. Berbagai program dirancang sesuai dengan kebutuhan serta jenis perusahaan yang bergerak dalam bidang industri, Perusahaan dagang, maupun jasa. Selain itu bisa disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang berskala besar maupun kecil.
Beberapa program yang dirancang dan mulai banyak digunakan khusus mengolah transaksi sebuah perusahaan antara lain seperti MYOB Accounting, Dac Easy Accounting for Windows (DEA), Sofi, Accpac Simply Accounting, Quicken, Peacthree, Ubs, Crystal Report dan lain sebagainya.
Sebagai contoh, MYOB Accounting yang merupakan salahsatu program komputer Akuntansi terpadu standar dengan berbasis Windows dari MYOB Limited. Produk yang dikeluarkan oleh MYOB antara lain seperti MYOB Accounting (plus), MYOB Premier Acounting, MYOB Asset Manager dan MYOB Retail Manager. Software tersebut cocok diterapkan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk skala kecil maupun menengah. Berbagai keunggulan yang dimilikinya adalah penggunaan yang relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu relatif singkat, menampung transaksi hingga milyaran rupiah, serta direkomendasi dapat diterapkan pada 105 jenis perusahaan. Begitu pula dengan program Akuntansi lainnya yang memiliki berbagai kelebihannya masing-masing.
Belum lagi dengan tren keterbukaan yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan saat ini dengan menampilkan laporan keuangannya (Annual Report) dalam sebuah web site yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Keterbukaan dalam menyajikan laporan keuangan perusahaan sangat diperlukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti para investor atau pemilik modal, kreditor/bank, kalangan akademik, dan lain sebagainya. Dengan disajikannya laporan keuangan dalam sebuah web site yang dikelola oleh suatu perusahaan tentu diperlukan seorang Akuntan yang sekaligus memiliki pengetahuan dalam pengelolalan sebuah web site.
Dari dua contoh diatas, baik seorang Sekretaris maupun Akuntan tetap dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi demi menunjang aktivitas kerja sehari hari, tak terlepas juga bagi profesi lainnya.
Lalu bagaimana caranya menjadi seorang Akuntan dan Sekretaris yang selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi ? Mudah saja, bagi seorang Akuntan, maka tinggal menggabungkan antara prinsip-prinsip standar Akuntansi yang berlaku kemudian pelajari beberapa program yang banyak digunakan saat ini. Selain itu penggunaan internet akan banyak membantu anda mendapatkan informasi guna meningkatkan wawasan anda sebagai seorang Akuntan maupun Sekretaris. Bukankah seorang Sekretaris dan Akuntan yang cakap dan serta berpengetahuan luas akan lebih disukai sang pimpinan ?

tips dan trik menghadapi rasa bosan ketika menjalani tugas anda sebagai seorang sekretaris




Menyelesaikan pekerjaan sama setiap hari memang dapat menimbulkan kejenuhan dalam bekerja. Akibatnya, semangat kerja menurun. Dan, Anda pun tak punya motivasi untuk menuntaskan pekerjaan yang dibebankan perusahaan. Saat rasa bosan di kantor melanda Anda, jangan didiamkan. Buat diri Anda bersemangat dan termotivasi untuk kembali bekerja. Bagaimana membangkitkan motivasi kerja? Semangat dan motivasi ada dalam diri seseorang karena dipengaruhi faktor intern dan ekstern, seperti masalah dalam keluarga, sikap dan kebijakan pimpinan yang tidak kondusif, penyakit yang sedang Anda derita, keinginan untuk naik jabatan, atau tergiur bonus yang dijanjikan perusahaan. 

Jika tak ada hal negatif pada faktor intern dan ekstern yang membuat suasana hati Anda merosot, semangat dan motivasi seperti bara yang dikipasi, dan memunculkan api yang berkobar-kobar. Sebaliknya, sedikit saja ada hal negaitf pada kedua faktor tersebut, semangat dapat padam seketika. 

Nah, agar Anda tidak ditegur pimpinan, diberi surat peringatan (SP), atau bahkan dipecat perusahaan karena loyo dan dianggap tidak berguna, berikut tipsnya.

1. Pertahankan professionalisme 
Perusahaan dan keluarga merupakan dua tempat berbeda dengan kebutuhan dan kepentingan yang berbeda pula, meski Anda hidup di lingkungan keduanya. Pisahkan dunia kerja Anda dengan kehidupan rumah tangga dan keluarga. 
Jangan pernah membawa-bawa masalah rumah tangga dan keluarga ke tempat kerja. Dengan cara ini, mood Anda untuk menghadapi pekerjaan, tidak terganggu. Semangat dan motivasi pun utuh, tidak berkurang. Apalagi lenyap. 

2. Jangan lupakan tujuan bekerja 
Ketika Anda mengirim lamaran pekerjaan, cemas menunggu panggilan, berjuang keras ‘mengalahkan’ pelamar lain saat sesi wawancara, dan akhirnya mulai mengerjakan tugas yang diembankan perusahaan, apa tujuan yang ingin Anda capai dengan semua perjuangan itu? 
Penghasilan yang baik agar dapat memenuhi semua kebutuhan, dan dapat hidup nyaman serta terhormat bersama orangtua, istri, dan anak-anak? Jangan sia-siakan perjuangan itu. Jika saat ini Anda 
mempunyai masalah dengan perusahaan, cari jalan k
eluarnya, tapi jangan kendorkan semangat dan motivasi kerja Anda. Jika kinerja Anda merosot, bahkan hingga di bawah standar, percayalah, Anda justru akan menghadapi masalah yang lebih besar, karena bisa saja Anda dipecat dengan tidak hormat. 

3. Berpikir positif 
Hidup ini penuh dengan masalah. Ini tak dapat diingkari. Sebuah organisasi bernama perusahaan pun pasti begitu. Apalagi karena organisasi ini memiliki begitu banyak karyawan dan aset yang harus dikelola dan dikembangkan dengan baik. Maka berpikirlah positif terhadap perusahaan Anda. Meski Anda tahu ada yang negatif di perusahaan itu, tetap lihat saja sisi positifnya. Ini membantu Anda untuk tetap berseman
gat dalam bekerja. 

4. Jaga komunikasi 
Tak dapat dipungkiri, kebijakan perusahaan dan sikap pimpinan dapat menjadi salah satu faktor yang menurunkan mood karyawan untuk bekerja. Jaga komunikasi untuk mencari solusinya. Jika tidak bisa menghadapi pimpinan atau perusahaan seorang diri, ajak teman senasib untuk menghadapinya. Ruang komunikasi seringkali efektif untuk menyelesaikan masalah, karena umumnya perusahaan tak ingin terjadi gejolak di dalam tubuhnya.